Отсутствие одной печати или ошибка в накладной могут остановить погрузку, сорвать поставку и привести к финансовым потерям. Правильно оформленные документы — это не бюрократия, а гарантия беспроблемной перевозки и быстрой приемки груза.
Транспортная компания «Фарт», специализирующаяся на работе с юридическими лицами, подготовила исчерпывающий список документов, которые обеспечат легитимность и беспрепятственность ваших грузоперевозок по Москве и Московской области.
Основные документы для любой перевозки
Это обязательный комплект, который сопровождает каждую партию груза, независимо от ее специфики.
1. Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме № 1-Т
Назначение: Основной документ, подтверждающий договор перевозки и служащий основанием для списания/оприходования товара.
Что должно быть указано:
- Полные и точные реквизиты грузоотправителя и грузополучателя (название, ИНН, адрес)
- Точное наименование, количество и стоимость груза
- Вес и объем партии
- Информация о перевозчике (ТК «Фарт»)
- Подписи и печати обеих сторон
Важно: ТТН оформляется в нескольких оригиналах (обычно 3-4 экземпляра).
2. Универсальный передаточный документ (УПД)
Назначение: Может заменять ТТН и счет-фактуру, совмещая функции накладной и первичного учетного документа.
Когда используется: Часто применяется при передаче товара между юрлицами для упрощения документооборота.
3. Доверенность на водителя
Назначение: Подтверждает право водителя представлять интересы грузоотправителя/грузополучателя.
Форма: Может быть по форме М-2 или в свободной форме с обязательными реквизитами.
Содержит: Данные водителя, реквизиты организации, перечень передаваемых полномочий.
Специальные документы для отдельных видов груза
Для продуктов питания и скоропортящихся грузов
- Ветеринарные свидетельства (для мяса, рыбы, молочной продукции)
- Сертификаты соответствия на продукцию
- Декларации о соответствии
- Санитарные паспорта на транспорт (предоставляем мы)
Для медицинских товаров и оборудования
- Регистрационные удостоверения
- Сертификаты соответствия
- Инструкции по транспортировке
- Разрешительная документация
Для алкогольной продукции
- Акцизные марки
- Лицензии на оборот алкоголя
- Сопроводительные документы из системы ЕГАИС
Для опасных грузов
- Паспорт безопасности
- Аварийная карточка
- Специальная маркировка
- Разрешение на перевозку
Документы со стороны перевозчика
Мы обеспечиваем полный пакет документов, подтверждающих нашу надежность и ответственность:
- Договор на оказание транспортных услуг
- Страховой полис ответственности перевозчика
- Путевой лист с отметками о маршруте
- Документы на транспортное средство (СТС, ОСАГО)
- Свидетельство ДОПОГ (при перевозке опасных грузов)
Особенности документооборота при работе с сетевым ритейлом
При доставке в распределительные центры (РЦ) требования ужесточаются:
Обязательные документы для РЦ:
- ТТН с особыми пометками сети
- Электронные накладные (EDI-документы)
- Фирменные стикеры и штрих-коды
- Упаковочные листы
- Акт расхождений (в случае несоответствия)
Совет: Уточняйте требования конкретного РЦ заранее — у каждой сети свои стандарты оформления.
Типичные ошибки в документах и их последствия
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Несоответствие веса/объема в ТТН и фактически | Отказ в приемке груза |
| Отсутствие печати или подписи | Признание документа недействительным |
| Ошибка в реквизитах получателя | Задержка поставки на несколько дней |
| Нечитаемые штрих-коды | Отказ в приемке в РЦ |
| Просроченные сертификаты | Конфискация груза |
Цифровые технологии в документообороте
Мы активно внедряем современные решения:
- Электронный документооборот (ЭДО)
- Предварительная проверка документов по фото/скану
- Онлайн-отслеживание статуса документов
- Электронные подписи для ускорения процессов
Практические рекомендации
Перед отправкой:
- Сверьте все реквизиты в документах
- Проверьте сроки действия сертификатов
- Уточните особые требования получателя
- Сделайте копии всех документов
При передаче груза:
- Лично передайте пакет документов водителю-экспедитору
- Не вкладывайте оригиналы в груз
- Убедитесь, что водитель проверил комплектность
После доставки:
- Проверьте закрывающие документы
- Сохраните отметки о приемке
- В случае расхождений — немедленно оформляйте акт
Почему с нами документооборот становится проще?
- Консультируем по всем вопросам оформления
- Проверяем ваши документы перед отправкой
- Знаем требования всех крупных РЦ Москвы и области
- Предоставляем полный пакет наших документов
- Работаем с электронным документооборотом
Помните: Правильно оформленные документы — это страховка от финансовых потерь и гарантия беспроблемной логистики.
⚡️ Нужна помощь в оформлении документов для перевозки? Звоните в ТК «Фарт»! Наши специалисты проконсультируют по всем вопросам и помогут избежать ошибок при подготовке к перевозке!
